我們沒(méi)有讀心術(shù)，所以在辦會(huì)議活動(dòng)前期必須要問(wèn)清楚這幾個(gè)問(wèn)題：

舉辦活動(dòng)的目的是什么？推廣品牌知名度還是產(chǎn)品的推介會(huì)？

什么時(shí)候舉辦這場(chǎng)活動(dòng)？地點(diǎn)在哪里？

參會(huì)人數(shù)？目標(biāo)對(duì)象？

想在什么類型的場(chǎng)地舉辦？高端大氣上檔次還是低調(diào)奢侈有內(nèi)涵？

活動(dòng)的預(yù)算大概是多少？

收集活動(dòng)基本信息

客戶提供以上基本信息甚至更多的信息（背景、目的、主題、人數(shù)、目標(biāo)對(duì)象等基本信息），我們進(jìn)行分析、判斷，判斷出哪些是核心內(nèi)容，我們才可以圍繞這些核心進(jìn)行專業(yè)性延伸、策劃，這樣做出來(lái)的方案才會(huì)更加接近客戶的需求。

活動(dòng)場(chǎng)地推薦

再根據(jù)要求去尋找合適的場(chǎng)地，例如一般超過(guò)20002 、持續(xù)幾天的大型國(guó)際學(xué)術(shù)，都需要按照活動(dòng)限定的需求來(lái)推薦酒店。推薦酒店的同時(shí)，還要考慮會(huì)議廳的面積、會(huì)議廳的層高、會(huì)議室的容納人數(shù)等的。在找場(chǎng)地的同時(shí)還要多準(zhǔn)備兩家備選，以供客戶評(píng)選。

活動(dòng)創(chuàng)意點(diǎn)

創(chuàng)意是活動(dòng)整體效果的紐帶，是讓產(chǎn)品和消費(fèi)者形成相互了解的一個(gè)橋梁，對(duì)于一樣產(chǎn)品來(lái)說(shuō)，一場(chǎng)活動(dòng)如果沒(méi)有好的創(chuàng)意點(diǎn)，那么也就沒(méi)有新聞話題和亮點(diǎn)；我們可以把活動(dòng)的創(chuàng)意點(diǎn)大致可以分為3種：

1）形式創(chuàng)意：形式創(chuàng)意包括項(xiàng)目路演、會(huì)議論壇、活動(dòng)贊助、事件營(yíng)銷等。

2）很多大公司都會(huì)有自己的全年策略計(jì)劃，活動(dòng)只是打造品牌的其中一小塊，在想活動(dòng)Idea的時(shí)候必須要圍繞著品牌全年的營(yíng)銷策略來(lái)進(jìn)行，然后再進(jìn)行整體性的創(chuàng)意思路。

3）執(zhí)行創(chuàng)意：執(zhí)行創(chuàng)意是比較關(guān)鍵的一步，包括針對(duì)活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)的空間展示、舞美設(shè)計(jì)以及平面設(shè)計(jì)、活動(dòng)環(huán)節(jié)亮點(diǎn)、互動(dòng)視頻的制作、高科技的呈現(xiàn)，例如最近比較流動(dòng)的AR、VR技術(shù)就可以融入到活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)中去。讓參會(huì)對(duì)象參加完活動(dòng)知道這是怎么樣的一個(gè)品牌，對(duì)活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)的亮點(diǎn)有深刻的印象，并形成口碑上的傳播。

活動(dòng)創(chuàng)意其實(shí)最后拼的是活動(dòng)執(zhí)行力和細(xì)節(jié)。很多活動(dòng)公司做創(chuàng)意提案是想象很完美，現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)行卻大想徑庭。創(chuàng)意很豐滿、執(zhí)行很骨感。效果圖、創(chuàng)意提案都很漂亮，能不能兌現(xiàn)再說(shuō)。行業(yè)所需，任何一個(gè)道具，展示細(xì)節(jié)都要很有質(zhì)感和精美，在現(xiàn)場(chǎng)客戶往往很在意細(xì)的地方，挑剔你，你就很被動(dòng)。活動(dòng)創(chuàng)意環(huán)節(jié)如果執(zhí)行不當(dāng)，那么后果就可想而知了。

活動(dòng)流程策劃

當(dāng)活動(dòng)需要的物料全部設(shè)計(jì)并制作完畢，接下來(lái)在活動(dòng)舉辦前期就要完成現(xiàn)場(chǎng)的搭建工作以及其他區(qū)域的布置，包括活動(dòng)開(kāi)始前的彩排和現(xiàn)場(chǎng)檢查工作，當(dāng)一切工作就緒之后，活動(dòng)將正式開(kāi)始，那么一般會(huì)議活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)流程分為以下幾點(diǎn)：

1.嘉賓簽到入場(chǎng)

2.主持人開(kāi)場(chǎng)白

3.領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言致辭

4.產(chǎn)品的發(fā)布及演講

5.啟動(dòng)儀式

6.嘉賓合影

7.晚宴以及表演節(jié)目

活動(dòng)策劃與執(zhí)行必須要注意什么

活動(dòng)預(yù)算統(tǒng)計(jì)

舉辦一場(chǎng)活動(dòng)，預(yù)算對(duì)于活動(dòng)本身來(lái)說(shuō)是有很大的制約性。一般來(lái)說(shuō)，活動(dòng)預(yù)算要么就由主辦方提前告訴活動(dòng)策劃公司，然后活動(dòng)策劃公司再根據(jù)預(yù)算來(lái)做可執(zhí)行、可操作的方案；當(dāng)然還有一種情況就是主辦方不出活動(dòng)預(yù)算，需要活動(dòng)公司自行報(bào)價(jià)。

無(wú)論主辦方是否有給出實(shí)際的預(yù)算，我們都需要給出一份活動(dòng)報(bào)價(jià)清單，里面包括嘉賓邀函、住宿、交通費(fèi)、場(chǎng)地租金、現(xiàn)場(chǎng)布置費(fèi)用、飲料、裝飾、舞臺(tái)布置、舞美燈光、物料制作、攝影攝像、宣傳材料、執(zhí)行人員費(fèi)用、演藝人員費(fèi)用各種雜費(fèi)等。而且預(yù)算清單一定要一目了然，客戶能看懂。

活動(dòng)應(yīng)急預(yù)案

應(yīng)急預(yù)案一般只會(huì)在大型的公關(guān)活動(dòng)當(dāng)中中出現(xiàn)，參會(huì)人數(shù)達(dá)到1000人以上，百人規(guī)模的活動(dòng)基本上較少出現(xiàn)事故，反之千人以上的活動(dòng)經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)，從活動(dòng)公司專業(yè)角度來(lái)說(shuō)，無(wú)論活動(dòng)規(guī)模的大小都需要出一份應(yīng)急預(yù)算并且要完整的執(zhí)行下去。

1）活動(dòng)預(yù)警：在活動(dòng)舉辦的前三天查看當(dāng)天的天氣預(yù)報(bào)情況，根據(jù)實(shí)際的情況，對(duì)室外的活動(dòng)進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整或延期，如果是內(nèi)場(chǎng)活動(dòng)，可以在活動(dòng)前一天給到會(huì)的嘉賓發(fā)天氣情況的訊息。

2）場(chǎng)地消防：與場(chǎng)地方一起檢查場(chǎng)地周邊消防措施是否齊全到位，是否有緊急疏導(dǎo)人群出入口。

3）醫(yī)療預(yù)案：在活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)準(zhǔn)備醫(yī)療箱，準(zhǔn)備一些常規(guī)的藥品和創(chuàng)可貼以及紗布等等。

做活動(dòng)策劃就是要做到防患于未然，作為活動(dòng)的負(fù)責(zé)人一定要想到一切可能發(fā)生的點(diǎn)，不能等到發(fā)生才會(huì)后悔莫及，因?yàn)樽龌顒?dòng)不是拍電影，沒(méi)有補(bǔ)救的余地，所以多看多做多想就以了